10 intelligente Tipps und Funktionen für effektive Zoom-Anrufe

Jun 25, 2023

Viele von uns haben Zoom verwendet, aber nur wenige kennen die effektivsten Funktionen. Mit diesen Tipps können Sie das beste Zoom-Erlebnis für alle schaffen.

Da der virtuelle Arbeitsplatz zunehmend zur Norm geworden ist, verlassen sich immer mehr Menschen bei Online-Anrufen auf Zoom. Zoom-Anrufe sind zum De-facto-Standard für Remote-Meetings und -Zusammenarbeit geworden.

Seit seiner Einführung hat Zoom ständig neue Funktionen eingeführt, die Benutzer wie wir nutzen können, um unsere Meetings effizienter zu gestalten. Doch trotz der steigenden Beliebtheit wissen nicht viele von uns, wie sie die App optimal nutzen können.

Schauen wir uns in diesem Artikel einige Tipps und Tricks an, um Ihre Zoom-Anrufe effektiver zu gestalten.

Wenn Sie Besprechungen haben, die in regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich, monatlich usw.) stattfinden, ist die Einrichtung wiederkehrender Besprechungen die ideale Lösung. Bei den wiederkehrenden Meetings von Zoom können Sie für jedes Ereignis dieselbe Meeting-ID und dieselben Einstellungen verwenden.

Durch die Planung wiederkehrender Besprechungen können Sie mehrere Besprechungen im Voraus buchen und so den Zeitaufwand für die Einrichtung neuer Besprechungen reduzieren. Außerdem können die Teilnehmer ihre Veranstaltungen weit im Voraus planen, da sie alle bevorstehenden Besprechungen sehen können, wenn sie ihren Kalender mit Zoom verbinden.

Sie können wiederkehrende Besprechungen planen, indem Sie auf klickenPlanen Sie eine Veranstaltungauf dem Zoom-Client.

Ablenkende Gespräche und Hintergrundgeräusche können Ihren ansonsten produktiven Anruf leicht beeinträchtigen. Als Gastgeber eines Meetings können Sie festlegen, dass alle Teilnehmer des Anrufs zu Beginn stumm geschaltet werden. Dies gewährleistet einen ruhigen Raum, in dem die Teilnehmer die Stummschaltung nur dann aufheben können, wenn sie sprechen möchten.

Sie können entweder alle Teilnehmer bitten, bei Bedarf die Stummschaltung aufzuheben, oder einen Vorabgenehmigungsprozess einrichten, um die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufzuheben.

Sie können dies aktivieren, indem Sie auf gehenEinstellungen>Weitere Einstellungen anzeigen>Ein Meeting planen, dann aktivierenSchalten Sie alle Teilnehmer stumm, wenn sie einem Meeting beitreten.

Zoom aktualisiert seine Software häufig, um Fehler zu beheben und neue Funktionen hinzuzufügen, was großartig ist! Aber das Warten auf die Aktualisierungen, wenn Sie einen Anruf tätigen müssen, kann äußerst nervig sein. Um diesen Ärger zu vermeiden, können Sie die automatischen Updates einfach deaktivieren.

Sobald Ihr Meeting beendet ist, können Sie nach verfügbaren Updates suchen und diese installieren. Dies reduziert Anrufverzögerungen und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie die aktuellste App-Erfahrung erhalten.

Um automatische Software-Updates zu deaktivieren, gehen Sie zuEinstellungen>Allgemeinund deaktivieren Sie das Kontrollkästchen fürHalten Sie den Zoom-Desktop-Client automatisch auf dem neuesten Stand.

Mit der Wartezimmerfunktion von Zoom kann der Gastgeber bestimmen, wann ein Gast dem Anruf beitritt. Sie haben die Möglichkeit, die Teilnehmer einzeln oder alle gleichzeitig vom Warteraum aus einzulassen.

Wenn Sie für Ihr Meeting einen Warteraum eingerichtet haben, sehen die Teilnehmer beim Beitritt zum Anruf einen Standardbildschirm. Mit Zoom können Sie diesen Bildschirm auch anpassen. Sie können Ihr Firmenlogo, etwas Text und ein Einführungsvideo hinzufügen, das sich die Teilnehmer vor dem Beitritt ansehen können.

Um Warteräume zu aktivieren, gehen Sie zuEinstellungen>Weitere Einstellungen anzeigen>Sicherheit, und aktivieren Sie die Umschalttaste fürWartezimmer.

Die Breakout-Rooms-Funktion von Zoom wird dringend für Besprechungen empfohlen, bei denen möglicherweise die Teilnahme und Zusammenarbeit mehrerer kleinerer Gruppen erforderlich ist.

Dies kann ideal für Brainstorming-Sitzungen oder Gruppenprojekte sein. Ein Zoom-Meeting kann in bis zu 50 Breakout-Räume aufgeteilt werden. Der Gastgeber kann wählen, ob er die Teilnehmer automatisch oder manuell den Breakout-Räumen zuweisen möchte.

Um Breakout-Räume zu aktivieren, gehen Sie zuEinstellungen>Weitere Einstellungen anzeigen>Im Meeting (Fortgeschritten), und aktivieren Sie die Umschalttaste fürBreakout-Raum – Räume.

Online-Meetings sind sehr anfällig für Störungen durch Hintergrundgeräusche. Verkehrslärm draußen, weinende Kinder in einem anderen Raum oder Alarme von Haushaltsgeräten können die Wirksamkeit Ihres Anrufs leicht beeinträchtigen.

Die Verwendung der Geräuschunterdrückungsfunktion in Zoom kann dazu beitragen, die Audioqualität von Zoom zu verbessern, indem Hintergrundgeräusche reduziert werden. Die Geräuschunterdrückungsfunktion von Zoom bietet verschiedene Stufen der Geräuschunterdrückung, die Sie je nach Nutzung auswählen können.

Um die integrierte Geräuschunterdrückung von Zoom zu nutzen, gehen Sie zuEinstellungen>Audio>Unterdrückung von Hintergrundgeräuschenund wählen Sie das optimale Optionsfeld für Ihr Setup aus (Auto, Niedrig, Mittel, Hoch).

Die Transkription von Besprechungen wird an Arbeitsplätzen, die auf Barrierefreiheit und Integration ausgerichtet sind, immer wichtiger. Transkripte eignen sich auch hervorragend zum Erstellen von Notizen, Berichten und anderen schriftlichen Materialien im Anschluss an eine Besprechung.

Transkriptionstools wie Otter oder die integrierte Transkriptionsfunktion in Krisp nutzen KI für die Transkription in Echtzeit und machen so Meetings für alle Teilnehmer leicht verständlich. Der Meeting-Assistent von Otter kann außerdem Inhalte auf Basis der Meeting-Daten generieren und Fragen im Chat beantworten.

Um Breakout-Räume zu aktivieren, gehen Sie zuEinstellungen>Weitere Einstellungen anzeigen>Im Meeting (Fortgeschritten), und aktivieren Sie die Umschalttaste fürAutomatisierte Untertitel.

Wenn Sie eine Präsentation oder Demo durchführen und Ihren Bildschirm teilen möchten, stellen Sie sicher, dass die Option „Maus-Spotlight“ aktiviert ist. Das Publikum kann sich besser auf den Inhalt auf dem Bildschirm konzentrieren und Ihren Anweisungen folgen, während es den Fokusmodus in Zoom verwendet.

Wenn die Maus-Spotlight-Funktion aktiviert ist, hebt ein farbiger Kreis oder Spotlight die Position und Bewegungen Ihres Cursors optisch hervor. Sie können auch die Funktion „Vanishing Pen“ verwenden, um Markierungen zu machen und Notizen auf dem Whiteboard oder dem freigegebenen Bildschirm zu machen, ohne sich Gedanken über das Löschen oder Rückgängigmachen Ihrer Gekritzel machen zu müssen.

Wenn Sie Ihren Bildschirm während einer Besprechung freigeben, ist die Spotlight-Funktion erst in der Symbolleiste „Anmerken“ verfügbar, nachdem Sie mit der Bildschirmfreigabe begonnen haben.

Die immersive Ansicht kann dazu beitragen, dass Ihr Zoom-Erlebnis mehr Spaß macht. Diese Funktion bietet mehrere virtuelle Hintergründe, beispielsweise ein Auditorium, ein Klassenzimmer und ein Café, in denen alle Teilnehmer gezeigt werden können.

Wenn ein Teilnehmer einen Desktop-Client, eine mobile App oder Zoom Room verwendet, der die immersive Ansicht nicht unterstützt, sieht er die anderen Teilnehmer in der Standard-Galerieansicht oder Sprecheransicht.

Die Immersive View-Funktion ist verfügbar, wenn Sie auf klickenSichtin der oberen rechten Ecke des Besprechungsbildschirms.

Sie können Zoom noch viel besser nutzen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die verschiedenen verfügbaren Tastaturkürzel zu erlernen und zu verwenden. Damit können Sie schnell Dinge wie den Ton stummschalten oder die Stummschaltung aufheben, in den Vollbildmodus wechseln, Ihren Bildschirm teilen und vieles mehr.

Hier sind einige praktische Verknüpfungen zum Ausprobieren:

Um alle auf Zoom verfügbaren Tastaturkürzel anzuzeigen, gehen Sie zuEinstellungen>Tastatürkürzel.

Mit solch erstaunlichen Funktionen ist Zoom das ideale Werkzeug, um Verbindungen in einer entfernten Arbeits- oder Lernumgebung aufrechtzuerhalten. Es ist eine großartige Möglichkeit, in Zeiten von Remote-Arbeit und sozialer Isolation mit Menschen in Kontakt zu bleiben, egal ob Sie sich mit Kollegen treffen, mit Verwandten sprechen oder eine virtuelle Geburtstagsfeier veranstalten.

Entdecken Sie die oben genannten Tipps und Funktionen für effektivere Zoom-Anrufe, die Ihre Kollegen und Freunde gleichermaßen beeindrucken werden.

Anjali ist Autorin bei MakeUseOf. Sie hat einen Master-Abschluss in Software Engineering und arbeitete sechs Jahre lang als Softwareentwicklerin, bevor sie sich in die Welt des Schreibens wagte. In ihrer Freizeit malt und häkelt Anjali gerne und erkundet die neuesten digitalen Werkzeuge.